Collaboration fournisseurs

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1 : Qu’est-ce que la Collaboration fournisseurs de Dynamics 365 ?

Le module Collaboration fournisseurs de Microsoft Dynamics 365 est un portail sécurisé en libre-service qui transforme les relations avec les fournisseurs, faisant passer un processus manuel et sujet aux erreurs à un workflow rationalisé et transparent. Plutôt que de dépendre d’un flux incessant d’e-mails et d’appels téléphoniques, les fournisseurs se voient accorder un accès limité et direct à votre système D365 pour effectuer diverses tâches, notamment :

● L’enregistrement des fournisseurs

● La collaboration sur les appels d’offres (RFQ)

● La confirmation des bons de commande

● La soumission des factures

● La consultation des statuts de paiement ‍

Flux de processus métier

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Étape 1 : Configurer les informations de contact du fournisseur

Chemin de navigation : Comptes fournisseurs > Fournisseurs > Tous les fournisseurs

Pour permettre à des personnes spécifiques d’utiliser le portail fournisseur, vous devez d’abord gérer leurs fiches de contact :

Ajouter des contacts : ce bouton ouvre un formulaire permettant de créer une nouvelle personne de contact pour le fournisseur. C’est un prérequis pour accorder l’accès au portail, car chaque utilisateur doit être lié à une fiche de contact valide.

Étape 2 : Provisionner l’utilisateur fournisseur

Navigation : Tous les fournisseurs > Fournisseurs (onglet rapide) > Contacts

Une fois le contact créé, vous devez demander des identifiants utilisateur pour cette personne.

Autoriser l’accès à la collaboration fournisseurs : cliquer ici lance le workflow de création d’un compte utilisateur invité ou externe.
E-mail (alias utilisateur) : saisissez l’adresse e-mail professionnelle du fournisseur. Elle servira d’identifiant de connexion pour le portail D365.
Collaboration fournisseurs (case à cocher) : assurez-vous que cette case est cochée dans la grille « Entités juridiques pour lesquelles la personne est un contact » afin de confirmer les entités auxquelles elle peut accéder.

Étape 3 : Créer une demande de devis (RFQ)

Navigation : Achats et approvisionnements > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis

Vous pouvez inviter des fournisseurs habilités à soumissionner sur des biens ou services directement via le portail.

Type de sollicitation : sur une nouvelle demande de devis, sélectionnez un type (par exemple, RFQ - Biens) pour catégoriser l’appel d’offres.
Compte fournisseur : ajoutez le fournisseur spécifique (par exemple, 1001) à l’onglet rapide Fournisseur pour l’inviter à participer.
Numéro d’article : précisez les produits (par exemple, 1000 - Surface Pro) sur lesquels le fournisseur doit soumissionner dans la section Lignes.
Envoyer : transmet la demande de devis vers le portail du fournisseur pour sa réponse.

Étape 4 : L’expérience fournisseur (vue portail)

Navigation : Tableau de bord principal (vue fournisseur externe)

Lorsque le fournisseur se connecte, il utilise les espaces de travail suivants pour interagir avec votre organisation :

Facturation : pour soumettre des factures et suivre le statut de paiement.
Confirmation de bon de commande : pour examiner et confirmer les nouveaux bons de commande.
Soumission d’offres fournisseur : le hub pour participer aux appels d’offres actifs.
Informations fournisseur : pour tenir à jour le profil de leur propre entreprise et leurs coordonnées de contact.

Étape 5 : Le fournisseur répond à un appel d’offres

Navigation : Espace de travail Soumission d’offres fournisseur > Soumission d’offres fournisseur > Nouvelles invitations à soumissionner

Le fournisseur suit ces étapes pour soumettre une offre :

Nouvelles invitations à soumissionner : liste toutes les demandes de devis nécessitant une réponse.
ID de la demande de devis : le fournisseur clique sur l’ID (par exemple, 000088) pour ouvrir les détails de l’offre.

Navigation : Nouvelles invitations à soumissionner > (cliquer sur la demande de devis) > Offre (onglet rapide)

Offre : le fournisseur clique sur ce bouton pour commencer à saisir ses prix et conditions.
Avancement de l’offre : affiche le statut actuel (par exemple, Non commencé) pour aider le fournisseur à suivre sa soumission.

· Quantité / prix unitaire : le fournisseur saisit la quantité et le prix proposés (par exemple, 200,00) dans la section Lignes.

· Avancement de l’offre (Le fournisseur met à jour) : le statut change dès que le fournisseur commence à modifier l’offre.

· Soumettre : le fournisseur clique ici pour renvoyer l’offre complétée à votre organisation.

Étape 6 : Examiner et attribuer l’offre

Navigation : Achats et approvisionnements > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis > [Sélectionner la RFQ] > Onglet Devis > Réponses > Gérer les réponses

Accepter : après avoir examiné le prix et l’avancement du fournisseur, l’acheteur clique sur Accepter pour attribuer l’offre.
Offres attribuées : l’offre finalisée est ensuite déplacée vers la liste des offres attribuées.

Navigation pour les offres attribuées

Pour consulter la liste des offres attribuées du point de vue du fournisseur, suivez ce chemin :

Tableau de bord principal > Espace de travail Soumission d’offres fournisseur > Offres > Offres attribuées

Étape 7 : Générer le bon de commande

Navigation : Achats et approvisionnements > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis > [Sélectionner la RFQ] > Onglet Devis > Réponses > Gérer les réponses > Général

Bon de commande : cliquez ici pour convertir directement l’offre attribuée en un bon de commande formel.
Envoyer pour confirmation : depuis le bon de commande nouvellement créé, utilisez l’onglet Achats pour renvoyer la commande au portail fournisseur pour confirmation finale.

Confirmation de bon de commande (vue fournisseur) : le fournisseur accède à cet espace de travail pour examiner et accepter la commande finale.

Étape 8 : Confirmation finale du fournisseur

Chemin de navigation : Tableau de bord du portail fournisseur > Espace de travail Confirmation de bon de commande

Accepter : le fournisseur examine le bon de commande reçu (par exemple, 00000850) et clique sur Accepter pour finaliser la commande.
En attente d’action du client : une fois accepté par le fournisseur, le statut passe à Accepté, alertant l’acheteur pour qu’il procède à l’exécution de la commande.
L’option Bons de commande envoyés pour confirmation permet aux utilisateurs de suivre et d’examiner le statut des bons de commande envoyés aux fournisseurs via le portail fournisseur.

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Étape 9 : Finaliser la commande confirmée

Chemin de navigation : Achats et approvisionnements > Bons de commande > Tous les bons de commande > [Sélectionner la commande 00000850] > Onglet Achats

Une fois que le fournisseur a cliqué sur « Accepter » dans son portail (comme le montre le statut de réponse « Accepté » dans l’en-tête), l’équipe d’achats interne doit finaliser la commande.

Confirmer : cliquez sur ce bouton dans le groupe Actions de l’onglet Achats pour enregistrer officiellement l’acceptation du fournisseur dans le système.
Confirmé : une fois la confirmation interne traitée, le statut du système passe à Confirmé, indiquant que la commande est finalisée et prête pour l’étape suivante, comme la réception ou la facturation.

Étape 10 : Suivre les bons de commande confirmés

Chemin de navigation : Tableau de bord principal > Espace de travail Confirmation de bon de commande > Commandes > Bons de commande confirmés ouverts

Une fois que l’équipe d’achats interne a confirmé la commande, celle-ci passe dans un état finalisé pour le suivi.

Bons de commande confirmés ouverts : cette section affiche toutes les commandes ayant complété avec succès le cycle de collaboration fournisseur et ayant été confirmées en interne.

Étape 11 : Traiter et enregistrer la facture fournisseur

Chemin de navigation : Comptes fournisseurs > Factures > Facture fournisseur

Il s’agit de l’étape finale où la facturation du fournisseur est enregistrée et validée pour paiement.

Numéro : saisissez l’identifiant unique de la facture fourni par le fournisseur (par exemple, 10123).
Valider : cliquez sur ce bouton dans le volet Actions pour enregistrer officiellement la transaction financière et préparer la facture pour le paiement.

Étape 12 : Consulter le statut de facturation (point de vue fournisseur)

Chemin de navigation : Tableau de bord principal > Espace de travail Facturation

Depuis le portail fournisseur, l’utilisateur externe peut suivre le cycle de vie de ses factures soumises pour s’assurer que le paiement est bien en attente.

Espace de travail Facturation : ce tableau de bord offre au fournisseur une vue d’ensemble de toutes ses interactions financières.
Facture : l’identifiant unique de la facture traitée (par exemple, 10123), lié au bon de commande d’origine (par exemple, 00000850).
Statut de la facture : ce champ encadré en rouge indique Impayé, signalant que la facture a bien été enregistrée et approuvée, mais que le paiement n’a pas encore été versé.

Cadre de la collaboration fournisseurs

1. Enregistrement des fournisseurs

Objectif : intégrer de nouveaux fournisseurs via le portail :

Le fournisseur accède au portail en libre-service et soumet une demande d’enregistrement.
Il remplit le formulaire d’enregistrement avec les informations de l’entreprise, les informations fiscales, bancaires, etc.
L’équipe d’achats examine les données soumises.
Une fois approuvé, le profil du fournisseur est créé dans D365 et l’accès à la collaboration est accordé.

2. Collaboration sur les appels d’offres

Objectif : permettre aux fournisseurs de participer aux appels d’offres :

L’équipe d’achats crée et publie des demandes de devis sur le portail.
Les fournisseurs reçoivent les demandes de devis et soumettent leurs offres/devis directement.
Les fournisseurs peuvent suivre le statut de leurs soumissions (par exemple, acceptée, rejetée, en cours d’examen).
L’équipe d’achats évalue et attribue la demande de devis.

3. Collaboration sur les bons de commande

Objectif : rationaliser la communication et les confirmations de bons de commande :

Les fournisseurs approuvés consultent les bons de commande qui leur sont attribués sur le portail.
Les fournisseurs peuvent : accepter le bon de commande tel quel, le refuser en indiquant les motifs, ou demander des modifications (par exemple, quantité, date de livraison).
Les fournisseurs confirment les calendriers de livraison et partagent les détails d’expédition.

4. Collaboration sur les factures

Objectif : simplifier la soumission et le suivi des factures :

Les fournisseurs soumettent leurs factures directement via le portail.
Le système effectue un rapprochement à trois voies : bon de commande, réception et facture.
Les factures sont routées pour approbation selon la logique de rapprochement.
Les fournisseurs peuvent suivre le statut de leur facture (par exemple, en attente, approuvée, payée).

2 : Prise en main de Dynamics 365

Pour configurer le portail Collaboration fournisseurs de D365, quelques éléments sont à prendre en compte.

● Licences : c’est le point sur lequel la plupart des équipes se trompent lors de la planification, et il vaut la peine de bien le clarifier avant d’établir votre budget. Le Guide de licences Dynamics 365 de Microsoft indique que les utilisateurs externes n’ont pas besoin de licence utilisateur pour accéder aux applications Dynamics 365, et que Supply Chain Management ne fait pas partie des applications dont l’interface graphique est interdite aux utilisateurs externes — cette liste couvre Business Central, Sales, Customer Service, Field Service et Project Operations. Ainsi, les véritables contacts fournisseurs tiers passant par les rôles fournisseur externes — Vendor admin (external), Vendor (external), Vendor prospect (external) — échappent généralement à la licence par poste. Lisez toutefois attentivement la définition avant de vous y fier. Le même guide définit les utilisateurs externes selon des critères d’emploi plutôt que selon le rôle de sécurité attribué, et il considère les fournisseurs, sous-traitants et agents qui exécutent des processus métier pour votre compte comme des utilisateurs internes nécessitant une licence. Une équipe externalisée qui saisit vos factures n’est pas la même chose qu’un fournisseur qui confirme son propre bon de commande. Lorsque cette frontière n’est pas claire dans votre cas, faites confirmer ce point par votre partenaire de licences plutôt que de le présumer — et notez que le coût récurrent est ici généralement d’ordre administratif (attribution des accès, gouvernance des rôles, approbations de workflow) plutôt que par poste.

● Configuration technique : vous devrez configurer chaque contact fournisseur en tant qu’utilisateur invité sur le tenant de votre entreprise via Azure Active Directory (AD). Vous utiliserez également des règles de sécurité des données extensible (XDS) pour vous assurer que chaque fournisseur ne voit que ses propres données.

3 : Principaux avantages : une perspective partagée

En centralisant la communication et les données, votre organisation comme vos fournisseurs peuvent obtenir :

Une communication rationalisée et une meilleure visibilité : le portail fournit une source de vérité unique pour toutes les interactions. Les statuts des bons de commande, les dates de livraison et les détails des factures sont mis à jour en temps réel, offrant à chacune des parties une vue claire et instantanée de la situation. Cette communication centralisée réduit considérablement le délai global entre le bon de commande et la facture.
Moins de travail manuel et une précision accrue : toutes les confirmations et documents sont accessibles sur le portail, réduisant les allers-retours d’e-mails et d’appels téléphoniques, et diminuant fortement le risque d’erreur humaine.
Des relations plus solides et plus transparentes : en offrant aux fournisseurs une vue directe et transparente sur le processus, vous construisez confiance et sérénité. Sachant exactement où ils en sont sur une commande ou une facture, ils s’engagent dans un partenariat plus collaboratif et positif sur le long terme.
Évolutivité : à mesure que votre organisation se développe et que le nombre de vos fournisseurs augmente, un processus de communication manuel devient ingérable. Le portail Collaboration fournisseurs garantit que le processus évolue sans effort, sans nécessiter d’embauches supplémentaires ni d’intégrations complexes, ce qui en fait une solution durable pour l’avenir.

Des recherches menées par McKinsey ont montré que les entreprises collaborant efficacement avec leurs fournisseurs affichent une croissance plus élevée, des coûts d’exploitation plus faibles et une rentabilité supérieure à celles de leurs pairs.

4 : Les limites de la collaboration fournisseurs

Même avec un excellent outil, quelques écueils courants méritent d’être surveillés.

Le défi de l’état d’esprit : les deux parties doivent être prêtes à s’engager dans une approche partagée à long terme, et cela ne se fait pas du jour au lendemain.
Construire une confiance réelle : une véritable collaboration exige un niveau élevé de confiance et de transparence. De nombreuses entreprises sont mal à l’aise à l’idée de partager des informations sensibles comme les coûts, ce qui peut freiner les formes de collaboration les plus poussées.
Impliquer l’ensemble de l’organisation : faire fonctionner un tel projet ne relève pas uniquement de l’équipe achats. Cela nécessite l’implication de personnes de toute l’entreprise, et un manque de leadership clair et d’incitations peut tout ralentir.
Mesurer l’intangible : les bénéfices les plus importants, comme l’innovation conjointe, peuvent être difficiles à quantifier dans un tableau. Si vous ne pouvez pas démontrer clairement la valeur de vos efforts, il devient difficile de justifier le temps et les ressources investis.

Conclusion

Pour toute organisation cherchant à améliorer ses pratiques d’achats, la collaboration fournisseurs n’est plus une option accessoire. Elle représente un changement de paradigme, passant d’un simple achat à un véritable partenariat stratégique.

En offrant une plateforme unifiée pour la communication et l’action, des outils comme la Collaboration fournisseurs de Microsoft Dynamics 365 lèvent les principaux obstacles à la collaboration et offrent une voie claire et éprouvée pour libérer de la valeur. Ils permettent aux entreprises de dépasser la seule question du prix pour véritablement s’engager avec leurs fournisseurs à un niveau plus profond, en bâtissant des relations résilientes, transparentes et, in fine, plus rentables pour toutes les parties impliquées.

Auteur : Daib Tariq Consultant fonctionnel associé - D365 ‍En tant que consultant fonctionnel associé, je travaille sur l’implémentation et l’optimisation des modules Finance et Supply Chain de Dynamics 365. Je suis passionné par l’idée d’aider les organisations à transformer les capacités des systèmes en opérations métier plus intelligentes et plus fluides.