Colaboración con proveedores

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1: ¿Qué es la Colaboración con proveedores de Dynamics 365?

El módulo de Colaboración con proveedores de Microsoft Dynamics 365 es un portal seguro de autoservicio que transforma las relaciones con los proveedores, pasando de un proceso manual y propenso a errores a un flujo de trabajo ágil y transparente. En lugar de depender de un flujo interminable de correos y llamadas telefónicas, los proveedores reciben un acceso limitado y directo a su sistema D365 para realizar diversas tareas, entre ellas:

● Registro de proveedores

● Colaboración en licitaciones (RFQ)

● Confirmación de órdenes de compra

● Envío de facturas

● Consulta del estado de los pagos ‍

Flujo del proceso de negocio

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Paso 1: Configurar la información de contacto del proveedor

Ruta de navegación: Cuentas por pagar > Proveedores > Todos los proveedores

Para permitir que personas específicas utilicen el portal de proveedores, primero debe gestionar sus registros de contacto:

Agregar contactos: este botón abre un formulario para crear una nueva persona de contacto para el proveedor. Es un requisito previo para conceder acceso al portal, ya que cada usuario debe estar vinculado a un registro de contacto válido.

Paso 2: Aprovisionar al usuario del proveedor

Navegación: Todos los proveedores > Proveedores (pestaña rápida) > Contactos

Una vez creado el contacto, debe solicitar credenciales de usuario para esa persona.

Permitir acceso a la colaboración con proveedores: al hacer clic aquí se inicia el flujo de trabajo para crear una cuenta de usuario invitado o externo.
Correo electrónico (alias de usuario): introduzca la dirección de correo electrónico profesional del proveedor. Esta servirá como su ID de inicio de sesión para el portal D365.
Colaboración con proveedores (casilla de verificación): asegúrese de que esta opción esté marcada en la cuadrícula “Entidades legales para las que la persona es contacto” para confirmar a qué entidades puede acceder.

Paso 3: Crear una solicitud de cotización (RFQ)

Navegación: Adquisiciones y abastecimiento > Solicitudes de cotización > Todas las solicitudes de cotización

Puede invitar a proveedores habilitados a licitar por bienes o servicios directamente a través del portal.

Tipo de solicitud: en una nueva solicitud de cotización, seleccione un tipo (por ejemplo, RFQ - Bienes) para clasificar la licitación.
Cuenta de proveedor: añada el proveedor específico (por ejemplo, 1001) a la pestaña rápida Proveedor para invitarlo al proceso.
Número de artículo: especifique los productos (por ejemplo, 1000 - Surface Pro) sobre los que el proveedor debe licitar en la sección Líneas.
Enviar: envía la solicitud de cotización al portal del proveedor para su respuesta.

Paso 4: La experiencia del proveedor (vista del portal)

Navegación: Panel principal (vista externa del proveedor)

Cuando el proveedor inicia sesión, utiliza los siguientes espacios de trabajo para interactuar con su organización:

Facturación: para enviar facturas y hacer seguimiento del estado de pago.
Confirmación de orden de compra: para revisar y confirmar las nuevas órdenes de compra.
Licitación de proveedores: el centro para participar en las licitaciones activas.
Información del proveedor: para mantener el perfil de su propia empresa y sus datos de contacto.

Paso 5: El proveedor responde a una licitación

Navegación: Espacio de trabajo Licitación de proveedores > Licitación de proveedores > Nuevas invitaciones de licitación

El proveedor sigue estos pasos para enviar una cotización:

Nuevas invitaciones de licitación: enumera todas las RFQ que requieren respuesta.
ID de solicitud de cotización: el proveedor hace clic en el ID (por ejemplo, 000088) para abrir los detalles de la licitación.

Navegación: Nuevas invitaciones de licitación > (hacer clic en la RFQ) > Oferta (pestaña rápida)

Oferta: el proveedor hace clic en este botón para empezar a introducir sus precios y condiciones.
Progreso de la oferta: muestra el estado actual (por ejemplo, No iniciado) para ayudar al proveedor a hacer seguimiento de su envío.

· Cantidad / precio unitario: el proveedor introduce la cantidad y el precio ofrecidos (por ejemplo, 200,00) en la sección Líneas.

· Progreso de la oferta (El proveedor está actualizando): el estado cambia en cuanto el proveedor comienza a editar la oferta.

· Enviar: el proveedor hace clic aquí para devolver la cotización completada a su organización.

Paso 6: Revisar y adjudicar la oferta

Navegación: Adquisiciones y abastecimiento > Solicitudes de cotización > Todas las solicitudes de cotización > [Seleccionar RFQ] > Pestaña Cotización > Respuestas > Administrar respuestas

Aceptar: tras revisar el precio y el progreso del proveedor, el comprador hace clic en Aceptar para adjudicar la oferta.
Ofertas adjudicadas: la oferta finalizada se traslada entonces a la lista de ofertas adjudicadas.

Navegación para ofertas adjudicadas

Para ver la lista de ofertas adjudicadas desde la perspectiva del proveedor, siga esta ruta:

Panel principal > Espacio de trabajo Licitación de proveedores > Ofertas > Ofertas adjudicadas

Paso 7: Generar la orden de compra

Navegación: Adquisiciones y abastecimiento > Solicitudes de cotización > Todas las solicitudes de cotización > [Seleccionar RFQ] > Pestaña Cotización > Respuestas > Administrar respuestas > General

Orden de compra: haga clic aquí para convertir directamente la oferta adjudicada en una orden de compra formal.
Enviar para confirmación: desde la orden de compra recién creada, use la pestaña Compras para enviar la orden de vuelta al portal del proveedor para su confirmación final.

Confirmación de orden de compra (vista del proveedor): el proveedor accede a este espacio de trabajo para revisar y aceptar la orden final.

Paso 8: Confirmación final del proveedor

Ruta de navegación: Panel del portal de proveedores > Espacio de trabajo Confirmación de orden de compra

Aceptar: el proveedor revisa la orden de compra recibida (por ejemplo, 00000850) y hace clic en Aceptar para finalizar la orden.
En espera de acción del cliente: una vez aceptada por el proveedor, el estado se actualiza a Aceptado, alertando al comprador para que proceda con el cumplimiento.
La opción Órdenes de compra enviadas para confirmación permite a los usuarios hacer seguimiento y revisar el estado de las órdenes de compra enviadas a los proveedores a través del portal.

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Paso 9: Finalizar la orden confirmada

Ruta de navegación: Adquisiciones y abastecimiento > Órdenes de compra > Todas las órdenes de compra > [Seleccionar orden 00000850] > Pestaña Compras

Después de que el proveedor haga clic en “Aceptar” en su portal (como se refleja en el estado de respuesta “Aceptado” del encabezado), el equipo interno de compras debe finalizar la orden.

Confirmar: haga clic en este botón dentro del grupo Acciones de la pestaña Compras para registrar oficialmente la aceptación del proveedor en el sistema.
Confirmado: una vez procesada la confirmación interna, el estado del sistema pasa a Confirmado, indicando que la orden está finalizada y lista para la siguiente etapa, como la recepción o la facturación.

Paso 10: Supervisar las órdenes de compra confirmadas

Ruta de navegación: Panel principal > Espacio de trabajo Confirmación de orden de compra > Órdenes > Órdenes de compra confirmadas abiertas

Una vez que el equipo interno de compras ha confirmado la orden, esta pasa a un estado finalizado para su seguimiento.

Órdenes de compra confirmadas abiertas: esta sección muestra todas las órdenes que han completado con éxito el ciclo de colaboración con el proveedor y han sido confirmadas internamente.

Paso 11: Procesar y contabilizar la factura del proveedor

Ruta de navegación: Cuentas por pagar > Facturas > Factura de proveedor

Esta es la etapa final, donde se registra y contabiliza la facturación del proveedor para su pago.

Número: introduzca el identificador único de la factura proporcionado por el proveedor (por ejemplo, 10123).
Contabilizar: haga clic en este botón en el panel de Acciones para registrar oficialmente la transacción financiera y preparar la factura para el pago.

Paso 12: Ver el estado de facturación (perspectiva del proveedor)

Ruta de navegación: Panel principal > Espacio de trabajo Facturación

Desde el portal del proveedor, el usuario externo puede supervisar el ciclo de vida de sus facturas enviadas para asegurarse de que el pago esté pendiente.

Espacio de trabajo Facturación: este panel ofrece al proveedor una vista general de todas sus interacciones financieras.
Factura: el identificador único de la factura procesada (por ejemplo, 10123) vinculado a la orden de compra original (por ejemplo, 00000850).
Estado de la factura: este campo con borde rojo muestra Sin pagar, lo que indica que la factura se ha registrado y aprobado correctamente, pero que el pago aún no se ha realizado.

Marco de la Colaboración con proveedores

1. Registro de proveedores

Objetivo: incorporar nuevos proveedores a través del portal:

El proveedor accede al portal de autoservicio y envía una solicitud de registro.
Completa el formulario de registro con los datos de la empresa, información fiscal, bancaria, etc.
El equipo de compras revisa los datos enviados.
Tras la aprobación, se crea el perfil del proveedor en D365 y se concede el acceso a la colaboración.

2. Colaboración en licitaciones

Objetivo: permitir que los proveedores participen en licitaciones:

El equipo de compras crea y publica RFQ en el portal.
Los proveedores reciben las RFQ y envían sus ofertas/cotizaciones directamente.
Los proveedores pueden hacer seguimiento del estado de sus envíos (por ejemplo, aceptado, rechazado, en revisión).
El equipo de compras evalúa y adjudica la RFQ.

3. Colaboración en órdenes de compra

Objetivo: agilizar la comunicación y las confirmaciones de las órdenes de compra:

Los proveedores aprobados consultan las órdenes de compra que les han sido asignadas en el portal.
Los proveedores pueden: aceptar la orden de compra tal cual, rechazarla indicando los motivos o solicitar cambios (por ejemplo, cantidad, fecha de entrega).
Los proveedores confirman los calendarios de entrega y comparten los detalles de envío.

4. Colaboración en facturas

Objetivo: simplificar el envío y el seguimiento de facturas:

Los proveedores envían las facturas directamente a través del portal.
El sistema realiza una conciliación a tres bandas: orden de compra, recepción y factura.
Las facturas se enrutan para su aprobación según la lógica de conciliación.
Los proveedores pueden hacer seguimiento del estado de la factura (por ejemplo, pendiente, aprobada, pagada).

2: Primeros pasos con Dynamics 365

Para configurar el portal de Colaboración con proveedores de D365, hay algunos aspectos que deberá tener en cuenta.

● Licencias: este es el punto en el que la mayoría de los equipos se equivocan durante la planificación, y vale la pena aclararlo bien antes de presupuestar. La Guía de licencias de Dynamics 365 de Microsoft indica que los usuarios externos no necesitan licencias de usuario para acceder a las aplicaciones de Dynamics 365, y que Supply Chain Management no figura entre las aplicaciones cuya interfaz gráfica está vetada a los usuarios externos — esa lista incluye Business Central, Sales, Customer Service, Field Service y Project Operations. Por lo tanto, los contactos de proveedores externos genuinos que trabajan mediante los roles de proveedor externo — Vendor admin (external), Vendor (external), Vendor prospect (external) — generalmente quedan fuera de la licencia por puesto. Aun así, lea atentamente la definición antes de basarse en ella. La misma guía define a los usuarios externos según criterios de relación laboral, no según el rol de seguridad que se les asigne, y considera usuarios internos —que sí requieren licencia— a los proveedores, contratistas y agentes que realizan procesos de negocio en su nombre. Un equipo subcontratado que registra sus facturas no es lo mismo que un proveedor que confirma su propia orden de compra. Cuando ese límite no esté claro en su caso, confírmelo con su socio de licencias en lugar de asumirlo, y tenga en cuenta que el coste recurrente aquí suele ser administrativo (aprovisionamiento, gobernanza de roles, aprobaciones de flujo de trabajo) más que por puesto.

● Configuración técnica: deberá configurar a cada contacto de proveedor como usuario invitado en el tenant de su empresa mediante Azure Active Directory (AD). También utilizará políticas de seguridad de datos extensible (XDS) para garantizar que cada proveedor solo vea sus propios datos.

3: Beneficios clave: una perspectiva compartida

Al centralizar la comunicación y los datos, tanto su organización como sus proveedores pueden lograr:

Comunicación optimizada y mayor visibilidad: el portal proporciona una única fuente de verdad para todas las interacciones. El estado de las órdenes de compra, las fechas de entrega y los detalles de las facturas se actualizan en tiempo real, ofreciendo a ambas partes una visión clara e instantánea de la situación. Esta comunicación centralizada reduce considerablemente el tiempo total desde la orden de compra hasta la factura.
Menos trabajo manual y mayor precisión: todas las confirmaciones y documentos están disponibles en el portal, reduciendo el ir y venir de correos y llamadas telefónicas, y disminuyendo drásticamente el riesgo de error humano.
Relaciones más sólidas y transparentes: al ofrecer a los proveedores una visión directa y transparente del proceso, se genera confianza y seguridad. Saber exactamente en qué punto se encuentran respecto a un pedido o una factura fomenta una asociación más colaborativa y positiva a largo plazo.
Escalabilidad: a medida que su organización crece y aumenta el número de proveedores, un proceso de comunicación manual se vuelve inmanejable. El portal de Colaboración con proveedores garantiza que el proceso escale sin problemas, sin necesidad de añadir personal ni integraciones complejas, lo que lo convierte en una solución sostenible para el futuro.

Investigaciones de McKinsey han demostrado que las empresas que colaboran eficazmente con sus proveedores muestran un mayor crecimiento, menores costes operativos y una rentabilidad superior a la de sus competidores.

4: Dónde la Colaboración con proveedores puede quedarse corta

Incluso con una gran herramienta, existen algunos obstáculos comunes que conviene vigilar.

El desafío de la mentalidad: ambas partes deben estar dispuestas a comprometerse con un enfoque compartido a largo plazo, y eso no ocurre de la noche a la mañana.
Construir una confianza real: la verdadera colaboración exige un alto nivel de confianza y transparencia. Muchas empresas se sienten incómodas al compartir información sensible como los costes, lo que puede frenar las formas más profundas de colaboración.
Conseguir la implicación de todos: hacer que un proyecto así funcione no es solo tarea del equipo de compras. Requiere la implicación de personas de toda la empresa, y la falta de un liderazgo claro y de incentivos puede ralentizarlo todo.
Medir lo intangible: los mayores beneficios, como la innovación conjunta, pueden ser difíciles de medir en una hoja de cálculo. Si no puede demostrar claramente el valor de sus esfuerzos, resulta difícil justificar el tiempo y los recursos invertidos.

Conclusión

Para cualquier organización que busque mejorar sus prácticas de aprovisionamiento, la colaboración con proveedores ya no es un extra opcional. Representa un cambio de paradigma: de la simple compra a una auténtica asociación estratégica.

Al ofrecer una plataforma unificada para la comunicación y la acción, herramientas como la Colaboración con proveedores de Microsoft Dynamics 365 abordan las principales barreras a la colaboración y ofrecen un camino claro y probado para desbloquear valor. Permiten a las empresas ir más allá del enfoque en el precio y comprometerse verdaderamente con sus proveedores a un nivel más profundo, construyendo relaciones resilientes, transparentes y, en última instancia, más rentables para todas las partes implicadas.

Autor: Daib Tariq Consultor funcional asociado - D365 ‍Como consultor funcional asociado, trabajo en la implementación y el ajuste de los módulos de Finanzas y Cadena de suministro de Dynamics 365. Me apasiona ayudar a las organizaciones a convertir las capacidades de sus sistemas en operaciones de negocio más inteligentes y fluidas.